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如何避开演说PPT的7个误区

2017-09-22 16:51 责任编辑:hcx
导读 / 现在很多设计PPT的朋友都向我抱怨,做PPT太他妈累人了,简直是在浪费我们的生命嘛,当然如果生活中只是接触一两个这样的抱怨还好,但糟糕的是,这几天连接被网友像垃圾桶一样丢垃圾。如果觉得有必要写一写为什么你制

  现在很多设计PPT的朋友都向我抱怨,做PPT太他妈累人了,简直是在浪费我们的生命嘛,当然如果生活中只是接触一两个这样的抱怨还好,但糟糕的是,这几天连接被网友像垃圾桶一样丢垃圾。如果觉得有必要写一写为什么你制作PPT会这么累,也就是今天要谈的,如何避开演说PPT的7个误区。

  开篇前先来说说两个问题。

  PPT是最浪费生命的东西吗?

  对于很多职场人士来说,制作PPT是最耗时费力的工作。在咨询行业、软件行业,以及那些我们通常成为“乙方”的行业,人们要频繁使用PPT来向客户介绍他们的产品和服务。在公司的市场部、销售部、培训部,PPT也是每天要一定要面对的东西。制作PPT占用了他们大量精力,加班、开夜车。PPT对他们来说简直成了枯燥乏味的代名词,甚至是迅速浪费生命的手段。

  为什么有技巧却没效率?

  在面对以上这些行业和专业的PPT教学中,我愿意把“提升效率”作为首要问题来对待,其重要性要高于美观,仅次于信息传达的质量。在分析了职场中PPT的完成效率之后,我发现:PPT制作效率低下的人群中,往往不是最缺乏PPT技巧的那部分人。恰恰相反,那些自认懂得不少PPT方法和技巧的人效率却很低!

  为什么会这样呢?

  很大的原因就是他们的PPT技巧很多,多得有些杂乱。这些技巧可能来自于一些书本经验,或者干脆来自于一些不可靠的PPT高手的指南。网上流传的各类PPT教程,初学者是不容易鉴别的,有用的没有用的,好的坏的都跟着学了。而有些经验都凭个别的感觉而产生,缺乏严谨的依据,多数呈现出的“似是而非”的面貌,但因为它对初学者具有诱惑力而被广泛传播。那么,如果深究起来这些技巧很难站得住脚。正是这些“好像有用”和“好像很对”的技巧,让人们消耗了大量的时间和精力。

  那些“似是而非”的经验和技巧导致PPT误区!

  下面就来看看,为什么一些PPT的经验之谈,“好像有用”和“好像很对”的技巧,其实只是“似是而非”的误区:

  误区1: 面子工程 ── 过度设计PPT封面

  如果你用很多心思和精力,只求把PPT的第一页设计得非常好看,这是一个误区。

  一个用于演讲的PPT,封面的设计水平和内页保持一致即可。因为第一页PPT(封面)停留在听众视线里的时间不会很久,哪个演讲者都不可能对着封面就大讲特讲。演讲者需要尽快进入演说的开场白部分、然后是演讲的实质内容部分。PPT封面仅仅是告知听众你的某个演讲开始了,题目是什么。所以封面不是PPT要呈现的重点。

  如果在封面上浓墨重彩,也许一定程度上能达到一鸣惊人的效果。可是这种做法并不聪明。精彩封面翻过去之后的后续PPT页面呈现平庸之态,会让人很失望。这种金玉其外的PPT,我们上网随时可以找到一大把。

  相比之下,宁愿在略显低调的封面之下,暗藏精彩的内页,在演讲过程中不断提升听众的满意度;也不要快闪过一个虚张声势的封面之后,露出平凡的内页,让听众的希望落空。

  对于非演讲类PPT,即那些我们相互传送和分享并仅在电脑屏幕上阅读的PPT,情况又是如何呢?

  同样也不需要为封面那么操心。

  封面过度设计的趋势,是非演讲类PPT带来的坏风气。这种风气,起源于印刷品读物,比如,书籍的装帧和封面设计是很重要的。不过,我们不应该把书籍设计的做法都照搬的PPT上。载体的性质不同,应用的场合不同。

  正是因为书籍的封面设计很重要,那些伪书和平庸粗糙之作就有了投机取巧的机会。它们在封面上下了特别的功夫,用一个华丽的外表去包装了一个平庸的内在。这样短时间内会拉动销量,书店柜台前那些匆忙的读者,在来不及细看的情形之下,会被封面的设计吸引,又被腰封上的赞美和推荐诱惑,于是就买了。但是回家看了之后当然就知道自己买错了书,这是很多爱书之人都犯过的毛病。

  所以说,不论你是一位认真写书的作者,还是一位对读者负责的PPT作者,都应该远离这种骗招。

  侥幸使用这种骗招对PPT来说没什么用。因为翻完一个PPT只需要几分钟的时间,里面的内容是否充实、是否有用不会那么难以判断,至少比判断一本书容易得多。一个封面花枝招展的PPT并不会赢得什么喝彩。最多放在网上展示,骗取一些点击量和下载量。所以,对于PPT来说,绝对不存在“一俊遮百丑”的规律。

  给大家的建议是:PPT的每一页都应该得到重视,甚至有些内页,那些关键要点的页面,比封面更为重要。

  (笔者深知:设计一个好看的PPT封面,仍然是每一位PPT作者的心理需要,那么适可而止就可以了。不要占用过多的精力,要保证封面和内页的一致性。)

  误区2: 品牌工程 ── 把logo放到每一页

  没有任何证据表明,在每页PPT都放上公司的logo,会让观众或读者对此品牌更加喜欢或者更加记忆深刻,没有这样的结论,这是个一厢情愿的想法。由于这种做法由来已久,所以几乎变成了一种默认的做法。很少有人去追究:这样做有用吗?

  据观察,那些注重公共形象的大公司,其CEO和高管的主题演讲PPT,已经很少有人再于页脚放置公司logo了。越来越多的高品质PPT,仅在干净纯粹的背景上放上关键的内容,其他干扰视觉的小东西都被清除掉了。如果我们从听众的角度来看,更不需要这些logo。听众们当然很清楚台上讲话的人是来自哪家公司,主持人介绍过,会议清单里也列出了,会场边的展架上也印出来了,那你还需要每页PPT都打出来么?

  不过,公司或者组织的视觉形象仍然是重要信息,值得传播。那么,你应该在PPT开始部分和结束部分以专门的页面大大方方地呈现出来,在上场和退场致谢的掌声中,投影出这个页面。并且,这个页面上你的logo不再小小的躲在角落里,而是页面的中心,是唯一的内容,这样的做法更为充分,足够好。我们看到在苹果的产品发布会上,乔布斯就是这么做的。

  误区3: 版权工程 ── 为PPT打上底纹水印

  PPT作者出于对自己原创内容强烈的保护心理,在通篇的PPT上打上底纹水印。这种完全漠视视觉传播效果而强调保护版权的做法没有什么用,简直傻的有点可爱。

  PPT已经投影出去了,或者email给对方了,你怎么还奢望别人无法抄袭你的东西呢?打上水印只不过为抄袭者制造一点点手工上的麻烦而已。而对那些想“借鉴”你的成果的聪明人,瞄上一眼就够了,怎么还会为去掉你的水印而发愁呢?

  正确的做法是在PPT最后一页,以正确格式做版权声明。同时你也要知道,即使这样也是“防君子不防小人”。

  误区4: 进度管理 ── 为PPT加上页码

  页码来自书籍和出版物,它一方面提醒读者阅读的进度、当下的位置,同时也便于翻阅查找。如果在PPT里使用页码,只是在提醒读者:本PPT欢迎被打印并装订!除此之外没有什么作用。如果是一个演讲PPT,页码也无法表明演讲的进度,因为演讲者在每一页上花费的时间是不尽相同的,即使还剩2页PPT,演讲者要讲多长时间谁又能说得准呢?

  去掉页码,让你的PPT更简洁一些。

  误区5: 装饰工程 ── 为显专业而坚决避开“项目符号”(Bullet Points)

  所有关于PPT的书籍和著作都会反对滥用“项目符号”,有一本算一本。Cliff Atkinson把这种想法大张旗鼓地做了自己的书名:“Beyond Bullet Points”(简体中文版:《PPT演绎──故事化设计》)。

  于是,在职场实际应用中,有人坚决避开“项目符号”,并视之为猛虎野兽,很怕自己使用了“项目符号”而被认为不够专业。当无法不使用项目符号的时候,就把它乔妆打扮一番。比如:有4个或6个要点短句,明明可以是一口气列下来,却硬要做成两列,然后用一些些小线条把文字框起来,再用圆圈把前面的数字圈起来,再或者,前面用小图标替换掉小原点。他们以为这样就避免了“项目符号”,就成了一个“更专业”的PPT!(其实这一类的做法是把“装饰”当成了“设计”,是“最常见”而又是“最没用”的PPT技能)。

  这么做大可不必,还不如直接使用“项目符号”把要点列出来,只要不是通篇都这样就可以了。那些美工上的小花招全都是“时间杀手”,它对“项目符号”乔妆打扮的意义不大,又特别浪费时间。

  也有人仍旧在使用“项目符号”,即使他知道书里都在说“项目符号”多么枯燥乏味,但是并没有为此感到有什么不妥,坚持使用。以我看,只要不是通篇的“项目符号”,这种做法非常值得推荐。

  把要点以文字的方式列出来,这是一个最为基本和自然的举动,它本身没有任何不合理的成份。它让人感到平庸和乏味的原因是:一、列出来的条目太多了;二、每页都是这样的做法。其实这两种做法本质上是PPT要点太多太拥挤,从而导致缺乏了要点,这需要作者简化一下内容。

  在某些情况下,“项目符号”是必须的。我在帮助软件工程师和技术工程师改进他们的PPT的时候,发现他们的PPT一定要使用“项目符号”:在列出一个产品的参数的时候,在列出一个技术的特征的时候,最自然而直接的方式是用“项目符号”。不仅作者喜欢“项目符号”,他的读者或者听众,也很喜欢看“项目符号”!这个结果可能会让“PPT专家”们失望了。

  如果有机会观察一个程序员,你会发现,他们可以对着成百上千行的代码,自由自在地阅读,能不停地在屏幕里上下翻动多页而不迷失。一会儿找到一段代码,编辑一下,一会儿又咔咔地写一段。那些代码行,简直就是无数的“项目符号”!对这样的人来说,PPT里的“项目符号”超过10条也不会有什么阅读障碍。如果你这个“PPT高手”要把它们“改造并包装”一番,那简直就是在和这些人闹别扭。

  Slideshare网站上有很多带“项目符号”的PPT,并且都非常受欢迎。

  误区6: 把PPT做成多媒体点播 ── 为PPT加入热链接和选择菜单

  无论是卡拉OK房里的点播屏幕,还是光盘出版物的多媒体演示,都有一个精美的甚至是多重的选择菜单,点进去之后仍会有相互链接和跳转的按钮。

  PPT绝对可以做成这个样子,但是非常没有必要。

  我们说PPT最本质的功能是辅助台上演说。演说是线性的,是随时间不断向前推进的陈述和交流活动。即使往PPT里加了菜单和链接,听众也绝对不可能控制你的演讲,那又何必呢?

  如果不是做软件Demo,我向来不建议PPT演讲人守着电脑,抱着键盘和鼠标,好像离不开母亲怀抱的胆小孩子。你应该自信的走上前去和听众说话,用一个遥控器来翻动PPT画面,保持和听众的目光交流。对于一个充满链接跳转和菜单的PPT,你就守着电脑走不开,就和演讲的基本要求背道而驰了。

  误区7:审美疲劳 ── 老是觉得自家的PPT应该有个新样子

  我常常遇到这种情况,某个公司对自己的PPT外观设计及模板感到不满意,提出要设计更好的。其实那个模板蛮不错,精心考量过各种用户的角色在各种情况下的应用场景,外观和功能都没有什么问题,只不过是公司的老板或者高管觉得有些“审美疲劳”了,结果就再花精力设计一套新的PPT模板。但是再出来“新形象”可能一点也不比之前的高明,甚至还不如之前的。不过因为它让人感觉“耳目一新”了,所以大家都很开心很满意。

  这是一种误区。对于一套PPT模板,感到乏味和审美疲劳的,通常是自己的员工和同事。他们每天对着它,产生这种想法不奇怪。但是,PPT的演示目的是给听众看的,听众是客户,是和公司相关的公众、媒体、商业伙伴等等。听众有“审美疲劳”吗?

  我们应该从听众的角度考察自己的PPT。也许,你的多数客户仅仅见识过你们一两次PPT提案,还没有给你们机会第三次展示自己,又怎么会对你的PPT感到审美疲劳呢?麦肯锡多年使用黑色模板,奥美使用红色模板,难道他们的顾客被腻死了吗?

  公司PPT也如公司视觉形象一样,需要保持风格相对的稳定,品牌形象是一个较长时间的积累过程。既然是品牌形象,就不能老是求新求异,不需要频频变换花样。

  以上观点纯属一家之谈,如有雷同,实属巧合。同样,我们这里暂不谈美工设计部分,仅仅谈大家最常见的方法上的问题。至于谈谈“PPT中‘似是而非’的设计误区”,那是另一篇文章了,我们另文再说。

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